2026年5月のおしごとブログ　勤怠管理システム導入

皆様の会社ではどのように従業員の勤怠を管理していますか？

大手企業様では、勤怠管理システムを使用することが随分と広がった印象ですが、中小の企業様では手書きの出勤簿や、印字のタイムカードなどがまだまだ見られます。紙の勤務表から素早く手計算を行えるベテランの社員さんに頼っていたり、AIを使用しても癖のある手書き文字や薄い印字が読み込めず、結局Excelに手入力して計算している、という会社様も多いのではないでしょうか？

使用者には労働時間を適正に把握する義務があり、そのためには客観的な記録が求められます。1分単位での記録・計算が原則で、まるめ処理や15分単位で処理、などは認められません。でも実際は計算の簡略化のために行っている…なんて会社様、ありませんか？

https://www.mhlw.go.jp/content/11200000/001310369.pdf

今月、ある顧問先様で、勤怠集計を担ってきた従業員の方の急なご退職により、急遽勤怠管理システムを導入することとなり、そのお手伝いをさせていただきました。

弊所が導入しているシステム（オフィスステーション）を顧問先様にご提供するという方法なので、初期費用は掛からず、毎月「人数×利用料」でご請求が発生するのみなのでとてもリーズナブルです。とはいえ、初期設定はとても大変なのでその費用はどうしてもかかってしまいます。勤怠集計はとても複雑で、就業規則に定めたルールに従って打刻を行い、その打刻データから給与が正確に計算できるデータを得るには、想像よりも細かな設定が必要です。さらに代休・振休が多かったり、変形労働だったり、勤務パターンが多かったり、会社独自のルールがあったりすると、それはもう大変なことになります。しかも一回設定をしても思うような結果が得られなかったり、打刻を続けるうちに別の問題が出てきたりするので、数カ月間のフォローが必要です。設定業者に依頼して設定をやってもらったけどうまく使いこなせない、わかってる人が退職してしまったため元の手書きの表に戻ってしまった…という話も多く聞こえてきます。

それでも、紙のタイムカードをExcelなどに手入力するのはミスも生じやすく、紙の残業申請や有給申請との突合などで手書き書類と格闘するよりは、慣れればスムーズに申請・承認業務や打刻集計ができるようになり、大幅な省力化・効率化となります。

人手不足の昨今、勤怠集計や給与計算の業務がひとりのベテラン社員に俗人化している場合などは、その社員が退職してしまうと後任をすぐに雇用することも難しく、同じレベルでできる人がいない、管理業務に手が回らないという状況に陥りがちです。それでも毎月の勤怠を集計しなければ、生活のための大切な給与を正しく計算して支給することができなくなってしまうため、止めることはできません。

事務担当者を置くことが難しく、本業に集中したいから事務作業に時間を割きたくない中小企業様にこそ、勤怠管理システムを導入して活用していただきたいと思います。従業員の年齢層が高いからうちは無理！というお声もありますが、昨今では推しのチケットを取ったり、お仲間とラインやSNSで交流したりと、年齢にかかわらず使いこなせる方も多くいらっしゃいます。初回は大変ですがご一緒にやってみませんか？